La comparación debe incluir licencias, migración de datos, mantenimiento, dependencia del proveedor y el esfuerzo real de las personas que usarán la herramienta. Tener muchas funciones no es suficiente si el equipo sigue trabajando con hojas de cálculo y pasos manuales alrededor del sistema.
Un primer análisis permite separar requisitos imprescindibles de preferencias y comprobar qué puede resolverse sin crear un producto completo. La decisión depende del contexto y del coste total, no de una preferencia por programar todo desde cero.